Politica sulla segnalazione e sulla risposta ai problemi di conformità

1.  Politica

1.1. La presente Politica sulla segnalazione e la risposta ai problemi di conformità (la presente “Politica”) si applica a tutto il Personale di ICU Medical, Inc. e alle sue controllate (“ICU Medical” o la “Società”) e stabilisce i doveri e le responsabilità del Personale medico di ICU di segnalare e sollevare problemi di conformità. La presente Politica illustra inoltre l'impegno di ICU Medical a proibire le ritorsioni o le intimidazioni nei confronti del personale ICU Medical che segnala o solleva, in buona fede, un problema di conformità o che fornisce informazioni per un'indagine o indaga su tale questione.  La presente Politica descrive anche il processo di ICU Medical per rispondere a una segnalazione di una potenziale violazione, compresi i processi per monitorare, indagare e intraprendere azioni disciplinari, azioni correttive e altre azioni appropriate per ciascuna questione, a seconda dei casi.  

2. Definizioni  

  2.1.  Ai fini della presente Politica, questi termini hanno i seguenti significati:

2.1.1.  “Problema di conformità” comprende qualsiasi questione, preoccupazione o problema relativo al Codice di condotta ed etica aziendale di ICU Medical (il “Codice”), alle politiche e alle procedure di ICU Medical, alla contabilità finanziaria di ICU Medical, ai controlli interni e alle pratiche di revisione, nonché alle leggi, ai regolamenti e alle linee guida di settore applicabili.

2.1.2.  “Programma di divulgazione” indica il programma di ICU Medical che consente e incoraggia il Personale di ICU Medical a segnalare e sollevare problemi di conformità e divulgare potenziali violazioni, anche tramite la Hotline per la segnalazione anonima di ICU Medical.

2.1.3.  “Personale di ICU Medical” include funzionari, direttori e dipendenti a tempo pieno, part-time, temporanei e a contratto di ICU Medical.

2.1.4.  “Violazione” indica un atto o un’omissione che viola il Codice, le politiche e le procedure, la contabilità finanziaria di ICU Medical, i controlli interni e le pratiche di revisione, le leggi i regolamenti e le linee guida del settore applicabili, compresi eventuali atti od omissioni che potrebbero mettere ICU Medical a rischio di controllo normativo o di conformità o di azione legale.

3.  Ambito

3.1.  La presente Politica è applicabile a tutto il Personale di ICU Medical. Inoltre, ICU Medical incoraggia vivamente terze parti, compresi i fornitori e gli appaltatori di ICU Medical, a segnalare e segnalare problemi di conformità.

4. Requisiti generali

4.1.  Responsabilità di segnalazione

4.1.1.  Il Personale di ICU Medical è responsabile di segnalare tempestivamente qualsiasi problema di conformità.

4.2.  Cultura della conformità

4.2.1.  Tutto il Personale di ICU Medical che ha responsabilità di supervisione o di gestione e/o è membro delle Risorse Umane, del Dipartimento finanziario o dell’Ufficio legale di ICU deve promuovere una cultura di conformità ed etica, creare una cultura che consenta al Personale di ICU Medical di segnalare eventuali problemi di conformità e mantenere una politica di “porte aperte” per incoraggiare il Personale di ICU Medical a segnalare eventuali problemi di conformità.

4.3.  Divieto di ritorsioni

4.3.1.  ICU Medical non consente ritorsioni o intimidazioni nei confronti del Personale di ICU Medical che abbia segnalato o sollevato, in buona fede, problemi di conformità o Personale di ICU Medical che fornisca informazioni in un’indagine o indaghi su potenziali violazioni.

4.4.  Supervisione da parte del Comitato di audit e conformità

4.4.1.  Il Comitato di audit e conformità del Consiglio di amministrazione di ICU Medical (“Comitato di audit e conformità”) è responsabile della supervisione e della governance delle questioni relative alla conformità, compresa la supervisione del Programma di divulgazione di ICU Medical e la garanzia di risposte tempestive e appropriate a potenziali violazioni. Il Responsabile della conformità di ICU Medical che ha il controllo operativo sul Programma di divulgazione è soggetto a supervisione da parte del Comitato di revisione e conformità.  

5. Procedure

5.1. Processo di segnalazione

5.1.1.1.  È disponibile la hotline di segnalazione gratuita anonima e riservata di ICU Medical (“Hotline per la segnalazione anonima di ICU Medical”) al numero 1-844-330-0007.

5.1.1.2.  Si può inviare un’e-mail a reports@lighthouse-services.com (si deve includere il nome della Società nella segnalazione);

5.1.1.3.  Invio tramite web all’indirizzo https://www.lighthouse-services.com/icumed o all’indirizzo https://www.lighthouse-services.com/icumed/incidentLandingPageV3-WorldwideEnglish.asp;

5.1.1.4.  Si può contattare un supervisore diretto, un manager di un supervisore diretto, un membro delle Risorse Umane, l’Ufficio legale o il Dipartimento finanziario di ICU Medical o altro personale di ICU Medical con cui si sentono a proprio agio consultandosi.

5.1.1.5.  Il Personale di ICU Medical situato nell’UE è soggetto alle leggi locali applicabili e il loro utilizzo della Hotline per la segnalazione anonima di ICU Medical deve essere conforme a qualsiasi informativa sulla privacy correlata che possa essere fornita da ICU Medical, Lighthouse-Services o altro. 

5.1.2.  ICU Medical scoraggia l’uso dei social media per segnalare o sollevare eventuali problemi di conformità.

5.1.3.  ICU Medical è tenuta a pubblicizzare l’esistenza del Programma di divulgazione, compresa la Hotline per la segnalazione anonima di ICU Medical, tramite e-mail periodiche al Personale di ICU Medical, pubblicando informazioni sulla infonet di ICU Medical, pubblicando informazioni nelle aree comuni della struttura, attraverso riferimenti nel Codice, durante la formazione sulla conformità e tramite altri mezzi, a seconda dei casi.

5.1.4.  Tutto il Personale di ICU Medical che riceve una segnalazione di un Problema di conformità, sia verbalmente sia per iscritto, è tenuto a comunicare tale segnalazione al Responsabile della conformità o al suo designato.

5.1.5.  Nella misura consentita dalla legge e come appropriato, ICU Medical proteggerà l’identità delle persone che richiedono l’anonimato quando segnalano un Problema di conformità.

5.2.  Ricevimento di segnalazioni

5.2.1.  Tutte le segnalazioni di problemi di conformità attraverso tutti i canali di segnalazione devono essere esaminate dal Responsabile della conformità di ICU Medical o da un suo incaricato.

5.2.2.  Al ricevimento di una segnalazione, il Responsabile della conformità di ICU Medical o il suo incaricato deve esaminare la segnalazione per determinare se deve essere condotta un’ulteriore revisione o indagine. Il Responsabile della conformità di ICU Medical o l’incaricato del Responsabile della conformità di ICU Medical deve garantire che tutte le segnalazioni comprovate di una potenziale violazione siano indagate. 

5.2.3.  Se una segnalazione riguarda un Problema di conformità che coinvolge un responsabile o un direttore di ICU Medical, il Responsabile della conformità di ICU Medical o il suo incaricato fornirà una sintesi della segnalazione al Presidente del Comitato di audit e conformità. Il Presidente del Comitato per la verifica e la conformità può coinvolgere esperti esterni per assistere nella revisione, nell’indagine o in altre azioni, come appropriato.

5.3.  Processo di indagine

5.3.1.  Il Responsabile della conformità di ICU Medical o il suo incaricato deve avviare e supervisionare, con l’assistenza delle Risorse Umane, del Dipartimento finanziario e dell’Ufficio legale di ICU Medical, tutte le indagini, se necessario e appropriato.

5.3.1.1.  Ogni questione deve essere indirizzata al reparto appropriato all’interno di ICU Medical per indagare o assistere nelle indagini, a seconda dei casi. Per esempio:  

(a) le segnalazioni riguardanti questioni relative all’impiego/al luogo di lavoro devono essere inviate alle Risorse Umane;

(b) le segnalazioni che riguardano questioni contabili/finanziarie devono essere inviate al Dipartimento finanziario/all’Audit interno; e

(c) le segnalazioni che riguardano problemi di produzione devono essere inviate all’Ufficio di regolamentazione.

5.3.1.2.  Se necessario e opportuno possono essere coinvolti esperti esterni, inclusi esperti contabili.

5.3.1.3.  A seconda dei fatti e delle circostanze, tra cui la natura e la gravità della potenziale violazione, il responsabile della conformità di UCI Medical o il suo incaricato prenderà in considerazione la possibilità di ricorrere all'ufficio legale e/o a un consulente legale esterno per condurre un'indagine interna nel rispetto del segreto professionale.

5.3.2.  La natura e la portata dell’indagine varieranno in base ai fatti e alle circostanze, ma ogni indagine dovrebbe essere sufficientemente dettagliata per identificare la causa principale della preoccupazione.

5.3.3.  Le indagini devono essere trattate in modo confidenziale, a seconda delle circostanze.

5.3.4.  Tutto il Personale di ICU Medical dovrà cooperare pienamente con tutte le indagini sulla conformità e mantenere riservato sia il fatto che l’indagine sia condotta, nonché qualsiasi informazione discussa.

5.4.  Azioni correttive

5.4.1.  Azioni disciplinari

5.4.1.1.  Se il Responsabile della conformità di ICU Medical o il suo incaricato, in consultazione con l’Ufficio legale di ICU, come appropriato, determina che il Personale di ICU Medical ha commesso una violazione, in consultazione con le Risorse Umane, ICU Medical adotterà tutte le misure disciplinari appropriate fino al licenziamento, come coaching o formazione, avvertimento orale o scritto, sospensione, declassamento, riduzione della retribuzione e licenziamento.

5.4.1.2.  La gravità dell’azione disciplinare dipenderà dai fatti e dalle circostanze, tra cui:

(a) la natura e la gravità della violazione;

(b) l’autorità dell'individuo coinvolto;

(c) la storia dell’individuo in relazione alla conformità;

(d) se l’individuo ha auto-segnalato il comportamento; e

(e) se l'individuo ha collaborato con l’indagine.

5.4.2.  Azioni correttive

5.4.2.1.  Se il Responsabilità della conformità di ICU Medical o il suo incaricato, in consultazione con l’Ufficio legale di ICU Medical, come appropriato, determina che si è verificata una violazione, ICU Medical adotterà tutte le misure correttive appropriate per correggere eventuali carenze e prevenire violazioni future simili, compresa la formazione sulla conformità, l’implementazione di piani d’azione correttivi formali e altre misure appropriate per migliorare o modificare le prestazioni, i processi, le politiche e le procedure.

5.4.2.2.  L'azienda, a seconda dei casi, si consulterà con l'Ufficio legale di UCI Medical per sviluppare e attuare piani d'azione correttivi appropriati, che saranno rivisti, approvati e monitorati fino al completamento dal Responsabile della conformità di UCI Medical.

5.4.3.  Azioni correttive aggiuntive

5.4.3.1.  ICU Medical può intraprendere altre azioni correttive, a seconda dei casi.

5.4.3.2.  Se il Responsabile della conformità di ICU Medical, in consultazione con l’Ufficio legale di ICU, determina che vi è stata una violazione della legge, ICU Medical implementerà azioni correttive, compresa la segnalazione alle autorità governative e regolatorie, come appropriato.

5.5.  Divieto di ritorsioni

5.5.1.  Il Personale di ICU Medical non può essere dimesso, retrocesso, sospeso, minacciato, molestato o discriminato per aver segnalato, in buona fede, eventuali Problemi di conformità o per aver fornito informazioni in un’indagine o per aver contribuito a indagare su una potenziale violazione.

5.5.2.  Qualsiasi membro del Personale di ICU Medical che ritenga che si stiano verificando ritorsioni o intimidazioni o che si siano verificate deve segnalare tempestivamente la preoccupazione.

5.5.3.  Qualsiasi membro del Personale di ICU Medical che si impegna in ritorsioni o intimidazioni in violazione della presente Politica sarà soggetto ad azioni disciplinari, come appropriato.

5.6.  Segnalazione al Comitato di audit e conformità

5.6.1.  Su base trimestrale, il Responsabile della conformità di ICU Medical o il suo designato deve fornire una relazione riepilogativa dei Problemi di conformità al Comitato di revisione e conformità, compresi il numero e la tipologia di Problemi di conformità segnalati attraverso tutti i canali di segnalazione, il numero di problemi non comprovati e il numero di problemi indagati, lo stato delle indagini e le azioni disciplinari, correttive e di altro tipo intraprese.

5.7.  Conservazione delle informazioni

5.7.1.  Il Responsabile della conformità di ICU Medical o il suo incaricato deve conservare la documentazione relativa a tutti i problemi di conformità segnalati, tra cui:

5.7.1.1.  Registro di tutte le segnalazioni dei problemi di conformità tramite tutti i canali di segnalazione, incluso lo stato e le azioni disciplinari, correttive o di altro tipo.

5.7.1.2.  Ambito, risultati e raccomandazioni delle indagini.

5.7.1.3.  Tutti i documenti di lavoro, le note di intervista e altri documenti generati nell'ambito di un'indagine; e

5.7.1.4.  Qualsiasi documento che sia protetto dal vincolo del segreto professionale, in modo sicuro.

6.  Documentazione

6.1.  ICU Medical deve conservare tutta la documentazione richiesta ai sensi della presente Politica nei propri archivi per un periodo non inferiore a quattro (4) anni.

7.  Audit e monitoraggio

7.1.  La presente Politica, assieme alla documentazione di supporto e ai registri da essa richiesti, è soggetta a revisione e monitoraggio periodici.

8.  Eccezioni

8.1.  Eventuali eccezioni ai requisiti della presente Politica devono essere approvate dal Responsabile della conformità di ICU Medical.