Politique de signalement et de réponse aux problèmes de conformité

1. Politique

1.1. La présente Politique sur le signalement et la réponse aux problèmes de conformité (la présente « Politique ») s’applique à tout le Personnel d’ICU Medical, Inc. et de ses filiales (« ICU Medical » ou la « Société ») et énonce les devoirs et responsabilités qu’ont le Personnel d’ICU Medical de signaler et soulever tout problème de conformité. La présente Politique énonce également l’engagement d’ICU Medical d’interdire les représailles contre tout membre du Personnel d’ICU Medical qui signalerait ou soulèverait de bonne foi un problème de conformité, qui fournirait des renseignements pour une enquête ou qui enquêterait sur une telle question. La présente Politique décrit également le processus d’ICU Medical pour répondre à un signalement de violation potentielle, y compris les processus de suivi, d’enquête et de prise de mesures disciplinaires, de mesures correctives autres pour chaque question, le cas échéant.

2. Définitions

2.1. Aux fins de la présente Politique, ces termes ont les significations suivantes :

2.1.1. « Problème de conformité » comprend toute question, préoccupation ou tout problème lié au code de conduite et d’éthique professionnelle d’ICU Medical (le « Code »), aux politiques et procédures d’ICU Medical, à la comptabilité financière d’ICU Medical, aux contrôles internes et aux pratiques de vérification, ainsi qu’aux lois, règlements et lignes directrices de l’industrie applicables.

2.1.2. « Programme de divulgation » désigne le programme d’ICU Medical qui permet et encourage le Personnel d’ICU Medical à signaler et à soulever des problèmes de conformité et à divulguer toute violation potentielle, y compris par l’intermédiaire de la hotline téléphonique pour les signalements anonymes d’ICU Medical.

2.1.3. « Personnel d’ICU Medical » comprend les dirigeants, les administrateurs et les employés à temps plein, à temps partiel, temporaires et contractuels d’ICU Medical.

2.1.4. « Violation » désigne un acte ou une omission qui enfreint le code, les politiques et procédures d’ICU Medical, la comptabilité financière d’ICU Medical, les contrôles internes et les pratiques de vérification, ainsi que les lois, règlements et lignes directrices de l’industrie applicables, y compris tout acte ou omission qui pourrait faire courir à ICU Medical le risque d’examen réglementaire ou de conformité, ou d’action en justice.

3. Portée

3.1. La présente Politique s’applique à tout le Personnel d’ICU Medical. De plus, ICU Medical encourage fortement les tiers, y compris les fournisseurs et les entrepreneurs d’ICU Medical, à signaler et à soulever des problèmes de conformité.

4. Exigences générales

4.1. Responsabilités en matière de signalement

4.1.1. Le Personnel d’ICU Medical est responsable de signaler et de soulever rapidement tout problème de conformité.

4.2. Culture de conformité

4.2.1. Tous les membres du Personnel d’ICU Medical qui ont des responsabilités de supervision ou de gestion ou qui sont membres des ressources humaines, des Finances ou du Service juridique d’ICU Medical sont tenus de favoriser une culture de conformité et d’éthique, de créer une culture qui permette au Personnel d’ICU Medical de signaler et de soulever sans gêne tout problème de conformité et de maintenir une politique de « porte ouverte » pour encourager le Personnel d’ICU Medical à signaler et à soulever tout problème de conformité.

4.3. Interdiction de représailles

4.3.1. ICU Medical n’autorise pas les représailles contre tout membre du Personnel d’ICU Medical qui a signalé ou soulevé, de bonne foi, tout problème de conformité, ou tout membre du Personnel d’ICU Medical qui fournit des renseignements dans le cadre d’une enquête, ou qui enquête sur toute violation potentielle.

4.4. Supervision par le comité de vérification et de conformité

4.4.1. Le comité de vérification et de conformité du conseil d’administration d’ICU Medical (le « Comité de vérification et de conformité ») est responsable de la surveillance et de la gouvernance des questions liées à la conformité, y compris la surveillance du Programme de divulgation d’ICU Medical, et de veiller à ce que des réponses rapides et appropriées soient apportées aux violations potentielles. Le responsable de la conformité d’ICU Medical qui a un contrôle opérationnel sur le programme de divulgation est soumis à la surveillance du comité de vérification et de conformité.

5. Procédures

5.1. Processus de signalement

5.1.1.1. Appeler la hotline téléphonique anonyme et confidentielle d’ICU Medical (« hotline téléphonique pour les signalements anonymes d’ICU Medical ») au 1 844 330-0007;

5.1.1.2. Communiquer par courriel à reports@lighthouse-services.com (le nom de la Société doit être inclus dans le rapport);

5.1.1.3. Soumission un signalement en ligne à https://www.lighthouse-services.com/icumed ou à https://www.lighthouse-services.com/icumed/incidentLandingPageV3-WorldwideEnglish.asp;

5.1.1.4. Communiquer avec un superviseur direct, avec le gestionnaire d’un superviseur direct, avec un membre des ressources humaines, avec le Service juridique ou le service des Finances d’ICU Medical ou tout autre membre du Personnel d’ICU Medical avec lequel le dénonciateur se sent à l’aise et

5.1.1.5. Le Personnel d’ICU Medical situé dans l’UE sera assujetti aux lois locales applicables et son utilisation de la hotline téléphonique de signalement anonyme d’ICU Medical doit être conforme à tout avis de confidentialité connexe qui peut être fourni par ICU Medical, Lighthouse-Services ou autrement.

5.1.2. ICU Medical déconseille l’utilisation des médias sociaux pour signaler ou soulever tout problème de conformité.

5.1.3. ICU Medical doit faire connaître l’existence du programme de divulgation, y compris la hotline téléphonique pour les signalements anonymes d’ICU Medical, par courriels périodiques au Personnel d’ICU Medical, par publication des renseignements sur le réseau infonet d’ICU Medical, par publication des renseignements dans les aires communes de l’établissement, par le biais de références dans le code, pendant la formation sur la conformité et par d’autres moyens, le cas échéant.

5.1.4. Tous les membres du Personnel d’ICU Medical qui reçoivent un rapport sur un problème de conformité, verbalement ou par écrit, sont tenus de communiquer ce rapport au responsable de la conformité ou à la personne désignée par celui-ci.

5.1.5. Dans la mesure permise par la loi et selon le cas, ICU Medical doit protéger l’identité des personnes qui demandent l’anonymat lors du signalement d’un problème de conformité.

5.2. Réception des rapports

5.2.1. Tous les signalements de problèmes de conformité par tous les canaux de signalement doivent être examinés par le responsable de la conformité d’ICU Medical ou son délégué.

5.2.2. À la réception d’un rapport, le responsable de la conformité d’ICU Medical ou son délégué doit examiner le rapport pour déterminer si un examen ou une enquête en profondeur est nécessaire. Le responsable de la conformité d’ICU Medical ou son délégué doit s’assurer que tous les signalements corroborés d’une violation potentielle feront l’objet d’une enquête.

5.2.3. Si un rapport concerne un problème de conformité impliquant un agent ou un directeur d’ICU Medical, le responsable de la conformité d’ICU Medical ou son délégué doit fournir un résumé du rapport au président du comité de vérification et de conformité. Le président du comité de vérification et de conformité peut faire appel à des experts externes pour aider à l’examen, à l’enquête ou prendre d’autres mesures, le cas échéant.

5.3. Processus d’enquête

5.3.1. Le responsable de la conformité d’ICU Medical ou son délégué doit lancer et superviser, avec l’aide du service des Ressources humaines, du service des Finances et du Service juridique d’ICU Medical, toutes les enquêtes, selon les besoins et de manière appropriée.

5.3.1.1. Chaque question doit être transmise au service approprié d’ICU Medical pour enquêter ou aider à mener des enquêtes, le cas échéant. Par exemple :

(a) Les rapports impliquant des problèmes liés à l’emploi ou au lieu de travail doivent être envoyés aux Ressources humaines;

(b) les rapports portant sur des questions comptables/financières doivent être envoyés au service des Finances/de la Vérification interne et

5.3.1.2. Des experts externes, y compris des experts en comptabilité, peuvent être embauchés, au besoin et de manière appropriée.

5.3.1.3. Selon les faits et les circonstances, y compris la nature et la gravité de la violation potentielle, le responsable de la conformité d’ICU Medical ou son délégué doit envisager d’utiliser le Service juridique et/ou un conseiller juridique externe pour aider à mener une enquête interne protégée par le secret professionnel.

5.3.2. La nature et la portée de l’enquête varieront en fonction des faits et des circonstances, mais chaque enquête doit être suffisamment détaillée pour identifier la cause profonde de la préoccupation.

5.3.3. Les enquêtes doivent être traitées de manière confidentielle, selon les circonstances.

5.3.4. Tout le Personnel d’ICU Medical doit coopérer pleinement à toutes les enquêtes sur la conformité et garder la confidentialité sur le fait que l’enquête est menée et sur tout ce qui a été discuté.

5.4. Mesures correctives

5.4.1. Mesures disciplinaires

5.4.1.1. Si le responsable de la conformité d’ICU Medical ou son délégué, en consultation avec le Service juridique d’ICU Medical, le cas échéant, détermine que le Personnel d’ICU Medical a commis une violation, en consultation avec les Ressources humaines, ICU Medical prendra toutes les mesures disciplinaires appropriées, comme l’encadrement ou la formation, l’avertissement oral ou écrit, la suspension, la rétrogradation, la réduction de la rémunération et pouvant aller jusqu’au congédiement.

5.4.1.2. La gravité de la mesure disciplinaire dépendra des faits et des circonstances, notamment :

(a) la nature et la gravité de la violation;

(b) l’autorité de la personne concernée;

(d) si la personne concernée a dénoncé son comportement et

(e) si la personne concernée a collaboré à l’enquête.

5.4.2. Mesures correctives

5.4.2.1. Si le responsable de la conformité d’ICU Medical ou son délégué, en consultation avec le Service juridique d’ICU Medical, le cas échéant, détermine qu’il y a eu une violation, ICU Medical prendra toutes les mesures correctives appropriées pour corriger toute déficience et prévenir toute violation future similaire, y compris la formation sur la conformité, la mise en œuvre des plans de mesures correctives officiels et d’autres mesures appropriées pour améliorer ou modifier le rendement, les processus, politiques et procédures.

5.4.2.2. La Société, le cas échéant, doit consulter le Service juridique d’ICU Medical pour élaborer et mettre en œuvre des plans de mesures correctives appropriés, qui doivent être examinés, approuvés et accompagnés jusqu’à leur achèvement par le responsable de la conformité d’ICU Medical.

5.4.3. Mesures correctives supplémentaires

5.4.3.1. ICU Medical peut prendre d’autres mesures correctives, le cas échéant.

5.4.3.2. Si le responsable de la conformité d’ICU Medical, en consultation avec le Service juridique, détermine qu’il y a eu violation de la loi, ICU Medical prendra des mesures correctives, y compris le signalement aux autorités gouvernementales et réglementaires, le cas échéant.

5.5. Interdiction des représailles

5.5.1. Le Personnel d’ICU Medical ne peut être congédié, rétrogradé, suspendu, menacé, harcelé ou victime de discrimination pour avoir signalé et soulevé, de bonne foi, tout problème de conformité, ou pour avoir fourni des renseignements dans le cadre d’une enquête, ou pour avoir aidé à enquêter sur une violation potentielle.

5.5.2. Tout membre du Personnel d’ICU Medical qui croit qu’il existe ou qu’il a existé une situation de représailles ou d’intimidation doit en faire le signalement rapidement.

5.5.3. Tout membre du Personnel d’ICU Medical qui exerce des représailles ou fait preuve d’intimidation en violation de la présente Politique fera l’objet de mesures disciplinaires, le cas échéant.

5.6. Signalement au comité de vérification et de conformité

5.6.1. Chaque trimestre, le responsable de la conformité d’ICU Medical ou son délégué doit fournir au comité de vérification et de conformité un rapport sommaire des problèmes de conformité, y compris le nombre et le type de problèmes de conformité signalés par tous les canaux de signalement, le nombre de questions non fondées et le nombre de questions faisant l’objet d’une enquête, le statut des enquêtes et les mesures disciplinaires, correctives et autres prises.

5.7. Tenue de dossiers

5.7.1. Le responsable de la conformité d’ICU Medical ou la personne désignée par celui-ci doit conserver la documentation concernant tous les problèmes de conformité signalés, et notamment :

5.7.1.1. Consigner tous les signalements de problèmes de conformité fournis à travers tous les canaux de signalement, y compris leur statut et les mesures disciplinaires, correctives ou autres prises;

5.7.1.2. Consigner la portée, les conclusions et les recommandations des enquêtes;

5.7.1.3. Conserver tous les documents de travail, notes d’entrevue et autres documents générés dans le cadre d’une enquête et

5.7.1.4. Conserver de manière sécurisée tous les dossiers assujettis au secret professionnel.

6. Documentation

6.1. ICU Medical doit conserver tous les documents requis en vertu de la présente Politique dans ses dossiers pendant une période d’au moins quatre (4) ans.

7. Vérification et surveillance

7.1. La présente Politique, ainsi que les documents justificatifs et les dossiers qu’elle exige, font l’objet de vérifications et de surveillance périodiques.

8. Exceptions

8.1. Toute exception aux exigences de la présente Politique doit être approuvée par le responsable de la conformité d’ICU Medical.